Logiciel de gestion des habilitations
Le suivi des habilitations de vos salariés, sans tableur
CACES, AIPR, habilitations électriques, SST, attestations et visites médicales : Docaflux range chaque titre avec sa date d'échéance, prévient les responsables avant qu'il n'expire et l'envoie au client qui le réclame.
Ce que vous suivez
Les titres d'un salarié du BTP, et leurs échéances
Un conducteur d'engin cumule souvent quatre ou cinq de ces documents. Chacun a sa durée, son émetteur et sa règle de renouvellement.
| Titre | Pour qui | Validité | Délivré par |
|---|---|---|---|
| CACES | Conducteurs d'engins, de chariots, de nacelles, de grues | 5 ans ; 10 ans pour les engins de chantier (R482) | Organisme testeur certifié |
| AIPR | Opérateurs, encadrants et concepteurs de travaux à proximité des réseaux | 5 ans | L'employeur, après un examen en centre agréé |
| Habilitation électrique | Personnes qui interviennent sur ou près d'installations électriques | Recyclage conseillé tous les 3 ans (norme NF C 18-510) | L'employeur, après formation |
| SST | Sauveteurs secouristes du travail | 2 ans, puis maintien des compétences | Organisme de formation habilité |
| Attestation médicale | Conducteurs d'engins et électriciens habilités, depuis le 1er octobre 2025 | 5 ans | Médecin du travail |
| Visite d'information et de prévention | Tous les salariés en suivi individuel simple | 5 ans au plus | Service de prévention et de santé au travail |
| Autorisation de conduite | Conducteurs d'engins, salariés comme intérimaires | À revoir quand le CACES ou l'attestation médicale change | L'employeur (l'entreprise utilisatrice pour un intérimaire) |
Repères généraux : vérifiez toujours la date inscrite sur le titre. Le détail et les sources sont dans le guide des durées de validité.
Alertes
Plus de recyclage découvert la veille d'un contrôle
Chaque document prend une pastille : valide, expire bientôt, expiré. Vous fixez le nombre de jours avant l'échéance où il passe en orange, et les responsables reçoivent un récapitulatif par email le jour et à l'heure de votre choix.
- Un seuil d'alerte réglable, de 1 à 365 jours
- Plusieurs destinataires pour le récapitulatif
- Des notes de suivi : formation réservée, rendez-vous médical pris
Autorisation de conduite
Le CACES, l'attestation médicale et l'autorisation au même endroit
Pour conduire un engin, il faut une autorisation de conduite délivrée par l'employeur. Elle repose sur une formation ou un CACES, sur l'attestation du médecin du travail et sur la connaissance des lieux. Docaflux range ces trois pièces sur la fiche du conducteur : si l'une expire, vous le voyez.
Docaflux prépare l'autorisation de conduite quand le CACES et l'attestation médicale sont en cours, et vous la signez du doigt sur l'écran. Le PDF signé rejoint la fiche du conducteur.
Intérimaires
Un accès pour chaque intérimaire, limité à ses propres papiers
Pour un intérimaire, c'est l'entreprise utilisatrice qui délivre l'autorisation de conduite. Vous devez donc avoir ses titres sous la main. Rangez-les sur sa fiche, puis invitez-le dans Docaflux : il consulte ses propres documents depuis son téléphone, sans voir ses collègues ni les machines.
Prouver
Les titres partent chez le client en trois gestes
Un plan de prévention peut prévoir la transmission des titres d'habilitation et des CACES à l'entreprise qui vous accueille. Dans Docaflux, vous cochez les documents des salariés concernés, vous saisissez l'adresse et vous envoyez. L'envoi est enregistré dans l'historique.
Comment fonctionne l'envoiTableau Excel de suivi
Pourquoi quitter le tableau de suivi des habilitations
Un tableau Excel de suivi des habilitations rend service au début. Il montre ses limites dès que l'équipe grandit ou qu'un client réclame des preuves :
- Les dates sont dans le tableau, les attestations ailleurs : dans les emails, un dossier partagé ou un classeur au bureau.
- Personne n'est prévenu sans formules ni rappels à programmer, et à entretenir.
- Le tableau ne suit pas sur le chantier : sur un téléphone, il est illisible.
- Les accès sont tout ou rien : impossible de laisser un intérimaire consulter ses papiers sans lui montrer ceux des autres.
- Les renouvellements écrasent l'historique : la date d'hier disparaît sous celle d'aujourd'hui.
Docaflux reprend ce que fait votre tableau, la liste des salariés et des dates, et y ajoute les pièces justificatives, les alertes, le téléphone et l'envoi au client.
Peut-on suivre d'autres formations que celles de la liste ?
Oui. Vous créez vos propres types de documents, avec ou sans date d'expiration : travail en hauteur, ATEX, amiante, permis poids lourd, carte BTP, formations internes.
Le salarié est-il prévenu lui aussi ?
Le récapitulatif des échéances part aux responsables que vous désignez. Le salarié voit l'état de ses documents dans l'application, avec leurs pastilles : il sait quand un renouvellement approche.
Comment démarrer si tout est aujourd'hui dans un tableur ?
Avec les offres Chantier et Parc, nous reprenons votre tableau existant. Avec l'offre Essentiel, il faut compter quelques minutes par salarié : nom, documents, dates, et une photo de chaque attestation.
Suivez vos habilitations 30 jours gratuitement.
Nous ouvrons votre espace, vous ajoutez vos premiers salariés et vos premiers engins, et vous envoyez votre premier dossier à un client avant la fin de la semaine.
- Sans carte bancaire
- Sans engagement
- Accès pour toute l'équipe