Une fiche par salarié et par engin
Chaque salarié et chaque machine a sa fiche. On y range les attestations, les rapports et les certificats, chacun avec sa date d'expiration. Vous créez vos propres types de documents, avec ou sans échéance.
Fonctionnalités
Tout ce que fait Docaflux
Un logiciel de suivi des habilitations et des contrôles périodiques pensé pour le téléphone : des fiches claires, des alertes qui arrivent toutes seules et un dossier qui part chez le client en trois gestes.
- 19 fonctionnalités disponibles aujourd'hui
- Toutes utilisables pendant l'essai gratuit
- Toutes comprises dans chaque offre
La fiche
Chaque salarié, chaque engin, tous ses documents
Une fiche réunit tout ce qui concerne une personne ou une machine : les attestations, les rapports, les certificats, avec leur date d'échéance et une pastille de couleur. On voit en une seconde ce qui est à jour et ce qui ne l'est plus.
- Vos propres types de documents, avec ou sans échéance
- Dépôt d'une photo ou d'un PDF depuis le téléphone
- Les anciennes versions archivées à chaque renouvellement
Les pastilles
Le bon niveau d'urgence, réglé par vous
Vous choisissez à combien de jours de l'échéance un document passe en orange. Les documents expirés remontent en tête de l'accueil des responsables, avec les notes de suivi que vous y laissez.
Expiré : il apparaît en tête des documents à surveiller
Expire bientôt : il entre dans le récapitulatif par email
Valide ou permanent
Disponible aujourd'hui
Ce que vous pouvez faire dès le premier jour d'essai
Valide, bientôt expiré, expiré : visible d'un coup d'œil
Vert, orange, rouge : la pastille dit tout de suite où en est le document. Vous choisissez à partir de combien de jours avant l'échéance un document passe en orange. Les documents sans échéance sont marqués permanents.
Un récapitulatif des échéances par email
Docaflux envoie aux responsables un récapitulatif des documents expirés ou bientôt expirés, le jour et à l'heure que vous choisissez. Vous n'avez plus à ouvrir le tableau pour savoir ce qui arrive.
Le dossier part chez le client depuis le téléphone
Un client demande les CACES de deux conducteurs et la VGP d'une pelle ? Vous cochez les documents, saisissez son adresse et envoyez. Les fichiers partent en pièces jointes jusqu'à 15 Mo, et au-delà sous forme de liens de téléchargement valables 7 jours.
L'historique de chaque envoi
Chaque envoi est enregistré : les documents, le destinataire, la date et la personne qui l'a fait. Quand un client affirme ne rien avoir reçu, la réponse est là.
Les documents à surveiller, avec vos notes
L'accueil des responsables regroupe les documents expirés ou bientôt expirés. Vous y notez où en est le renouvellement : formation réservée, rendez-vous pris, organisme relancé.
Les anciennes versions archivées
Quand vous déposez la nouvelle version d'un document, l'ancienne est archivée au lieu d'être effacée. Vous gardez la trace de chaque renouvellement.
Un accès adapté à chacun, intérimaires compris
Les responsables gèrent tout. Un salarié consulte et envoie ses documents et ceux des machines. Un intérimaire ne voit que ses propres documents. Chacun a son accès, sans supplément : le prix ne dépend que du nombre de fiches suivies.
Une photo suffit
Un responsable prend en photo la nouvelle attestation d'un salarié, ou le rapport de VGP d'un engin, et la range sur sa fiche depuis son téléphone, sans repasser par le bureau. Les photos sont compressées automatiquement, et les PDF sont acceptés jusqu'à 50 Mo.
Vos grilles tarifaires envoyées en deux gestes
Rangez vos grilles tarifaires en PDF et envoyez-les à un client comme un document. Le fichier part sous un nom générique : le nom que vous lui donnez en interne, parfois celui d'un client, reste chez vous.
Une application qui s'installe sans store
Docaflux s'installe sur l'écran d'accueil du téléphone en deux touches, sans passer par l'App Store ni Google Play. Il fonctionne aussi sur ordinateur.
Vos données cloisonnées, hébergées en Europe
Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Chaque entreprise est cloisonnée : personne d'autre ne peut voir vos salariés, vos machines ou vos documents.
À vos couleurs
Vos salariés et vos clients voient votre entreprise : votre logo, votre nom et votre couleur sur la page de connexion, dans l'application installée sur le téléphone et dans les emails envoyés, avec une mention discrète « Propulsé par Docaflux ».
QR code par salarié et par engin
Imprimez l'étiquette QR d'un salarié ou d'un engin. Lors d'un contrôle, on la scanne et on voit les documents à jour, avec leur statut et leurs dates, sans application ni compte. Vous choisissez les types de documents masqués (la visite médicale l'est par défaut), et « Remplacer ce QR code » rend l'ancien inutilisable.
Export Excel
Téléchargez en un clic un classeur Excel avec vos salariés, vos engins et toutes les échéances, pour un audit ou pour vos archives. Vos données restent les vôtres.
Export vers le Passeport de Prévention
Préparez la déclaration des formations à la sécurité de vos salariés pour le Passeport de Prévention : Docaflux construit le fichier à la demande, sans ressaisie.
Autorisations de conduite signées en ligne
L'autorisation de conduite est délivrée par l'employeur. Docaflux vérifie d'abord que le CACES et l'attestation médicale sont en cours, puis vous la signez du doigt sur l'écran. Le PDF est rangé avec les documents du salarié, et l'ancienne version archivée.
Lecture automatique des attestations
Choisissez le PDF ou la photo d'une attestation : Docaflux lit les dates de délivrance et d'expiration et remplit les champs vides. Vous vérifiez, puis vous enregistrez ; rien n'est enregistré sans votre accord.
Consultation sans réseau
Les pages et les documents déjà ouverts restent consultables sur le téléphone même sans réseau, avec un bandeau « Hors connexion » qui indique leur date, pour présenter un titre lors d'un contrôle sur un chantier isolé. Tout est effacé à la déconnexion.
Essayez Docaflux 30 jours, avec vos vrais documents.
Nous ouvrons votre espace, vous ajoutez vos premiers salariés et vos premiers engins, et vous envoyez votre premier dossier à un client avant la fin de la semaine.
- Sans carte bancaire
- Sans engagement
- Accès pour toute l'équipe